Digitale Personaleinsatzplanung: Planen, erfassen und auswerten leicht gemacht
Vernetzte online Personaleinsatzplanung für die Anforderungen von KMU
Unser System stellt eine effiziente Dienstplanungssoftware dar, die den Anforderungen Ihres Unternehmens optimal angepasst ist. Die intuitiv bedienbare und vernetzte Software ermöglicht Ihnen effizienteres Arbeiten bei der Personaleinsatzplanung und spart effektiv routinemäßige Workflows durch smarte Funktionen.
Darum lassen sich ganze Workflows einsparen
HR-Software für Personaleinsatzplanung automatisiert Workflows und erleichtert Kommunikation
Verringern Sie die Leerzeiten und Überstunden Ihrer Beschäftigten durch bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung und optimieren Sie den Zeitaufwand Ihrer Personaler durch eine effiziente Abwesenheitsverwaltung.
Mit einem vernetzen System aus drei möglichen Anwendungen (Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Kommunikation via Cloud) schaffen Sie effiziente Prozesse und kurze Kommunikationswege, die mehr Zeit für wertschöpfende Personalarbeit ermöglichen.
Personaleinsatzplanung: die wichtigsten Funktionen im Überblick
Wir bieten keine überteuerte Stand-Alone-Software, sondern eine cloudbasierte HR-Software die speziell für die Anforderungen der Personaleinsatzplanung von KMU entwickelt wurde.
Einfach und intuitiv lässt sich der digitale Schichtplan in einfacher Drag-and-Drop-Manier erstellen und an die jeweiligen Mitarbeiter versenden. Diese haben Zugriff über Handy oder Tablet dank einer separaten App. Auch die Beachtung gesetzlicher vorgaben wird automatisiert durch das System geprüft. Die online Personaleinsatzplanung deckt alle Themen rund um die Auszahlung von Zuschlägen – individuell festgelegt oder pauschal organisiert – ab. Außerdem können Zuschlagskonten pro Mitarbeiter geführt werden.
Mit der online Personaleinsatzplanung können Sie in Echtzeit die tatsächlichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen. Auch gesetzliche Pausen sowie Raucherpausen lassen sich so korrekt erfassen und bei Überschreitungen erhalten Sie direkt Warnhinweise.
Ihre Mitarbeiter sind krank, haben Urlaub oder geistern irgendwo anders herum? Das System zeigt Ihnen direkt in Ihrem Übersichts-Dashboard an, ob es Krankmeldungen, Urlaubseinträge oder fehlende Mitarbeiter gibt. So können Sie schnell mit möglichen Umorganisationen reagieren oder sich durch Klicken auf die jeweiligen Icons näher über beispielsweise die Anzahl der Resturlaubstage Ihrer Mitarbeiter informieren.
Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) gilt in Deutschland ab dem 1. Juli 2021 ein flächendeckender allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn für Arbeitnehmer und für die meisten Praktikanten in Höhe von 9,60 € brutto je Zeitstunde. Wie ein Damoklesschwert schwebt seit dem die Nachweispflicht über Zeiten und Entlohnungen der Mitarbeiter über Unternehmern. Es drohen Kontrollen durch den Zoll und bei Nichteinhaltung hohe Strafen. Mit nur einem Klick lassen sich aus dem System heraus jederzeit MiLoG-konforme Dokumente erstellen, die genau das und auch nur das beinhalten, was Kontrolleure sehen müssen. Zudem erhalten Sie bereits beim Anlegen Ihrer Mitarbeiter im System und bei jeglichen anderen möglichen Verstößen Hinweise und Nachrichten, auf die Sie umgehend reagieren können.
Anders als auf Papier, im Aktenordner oder in Ihrer Excel-Liste – diese Mitarbeiterverwaltung lebt. Auf einen Blick haben Sie alle Ihre Mitarbeiter parat. Plus: Sie können den jeweils aktuellen Status sehen: anwesend, abwesend, im Urlaub, krank oder ein Geburtstagskind? Sie sind stets auf dem Laufenden!
Neben dem Aufgabenmanagement bietet das System noch weitere Möglichkeiten, die Arbeit im Team organisierter zu gestalten. Erstellen Sie zum Beispiel Arbeitsanweisungen, die sie einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Gruppen zuordnen. Diese Arbeitsanweisungen erscheinen in der Mobile App Ihrer Mitarbeiter, müssen dort gelesen und bestätigt werden.
Die online Personaleinsatzplanung bietet Ihnen eine individuelle Online Speicher- und Sharing-Lösung für Ihr Unternehmen. Teilen sie Dokumente mit Ihren Mitarbeitern und entscheiden Sie, wer was sehen darf und wie lange Dokumente gültig sind. Jedes gängige Dokumentenformat steht Ihnen in Ihrem digitalen Korb und Ihren Mitarbeitern in deren digitalen Körbchen jederzeit und überall zur Verfügung. Papierablage adé, kein Dokument geht verloren oder wird übersehen, alle Inhalte werden überall und auf allen Geräten synchronisiert. Plus: Sie erhalten Lesebestätigungen, um wirklich sicherzugehen, dass Informationen angekommen sind.
Hier sind neben dem aktuellen Tag und Feiertagen auch aktuelle Abwesenheiten vermerkt. Mit der Drag-and-Drop-Funktion können Sie auf einfachste Weise alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter dokumentieren: Urlaubs- und Krankheitstage führen nie wieder zu Missverständnissen und Diskussionen. Keine Doppelerfassungen, Sie nehmen alles nur einmal auf.
Ihr erster Blick am Morgen wird auf Ihr Übersichts-Dashboard fallen. Hier werden Sie über aktuelle Ereignisse wie Geburtstage, Krankheiten oder auch bald auslaufende Verträge und zu wenig gebuchte Stunden Ihrer Mitarbeiter informiert. Sie müssen sich demnach nicht wild durch das Programm klicken oder Ihre Mitarbeiter einzeln befragen, denn Sie haben sofort alle Informationen parat.
Heute spricht jeder von unsicheren Daten und von höheren Standards, um Daten für andere unzugänglich zu machen. Die Daten, die in Ihrem System generiert oder hochgeladen werden, liegen in nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Hochleistungsrechenzentren in Deutschland. Im Bereich „Archiv“ der online Personaleinsatzplanung finden Sie zudem alle Ihre erstellten Dokumente, die selbstverständlich so lange archiviert werden, wie es der Gesetzgeber vorschreibt.
In Ihrem Personalplanungssystem können Sie so viele Standorte und Gruppen anlegen, wie Sie es möchten und ohne das Sie zusätzliche Kosten oder ein heilloses Durcheinander befürchten müssen. So können Sie zum Beispiel alle Ihre Filialen als separate Standorte verwalten und innerhalb der Standorte wiederum Ihr Personal in unterschiedliche Gruppen einteilen – zum Beispiel das Küchenteam, das Serviceteam und die Reinigungskräfte. Ihre Standorte werden für einen noch besseren Überblick in einer geografischen Karte angezeigt.
Einfach, gezielt und in perfekt gelebter Drag and Drop Mentalität planen Sie hier Ihre Schichten, lassen sich Vorschläge für die beste Variante anzeigen, exportieren, drucken und senden Ihre professionellen Pläne mühelos an Ihre Mitarbeiter.
Mit echten Workflows vernetzt unsere online Personaleinsatzplanung alle Beteiligten miteinander. Dabei liegt das Geheimnis in der Cloud-Technologie und der im ISO/IEC zertifizierten Rechenzentrum verwalteten gemeinsamen Datenbasis. Ein Beispiel für diese Workflows sind der digitale Urlaubsworkflow und das Aufgabenmanagement. Die vernetzte Welt vonPEP mit der professionellen Software für die Entgeltabrechnung bietet zudem die Möglichkeit, von der Anlage eines neuen Mitarbeiters via integriertem Arbeitnehmerstammdatenblatt, über die Zeiterfassung, die Weitergabe der Daten an die Lohnabrechnung und der Freigabe, bis hin zum Download des Lohnzettels durch den Mitarbeiter – alles in einem Prozess und ohne Medienbruch zu verwirklichen. So können direkt aus Planung und Arbeitszeitdaten, Lohnabrechnungen werden.
Die mobile App beinhaltet neben Stempeluhr, Profilbearbeitung und Kalenderansicht noch so viel mehr: Urlaube, Krankheiten, sonstige Abwesenheiten können über die App gemeldet werden. Aufgaben, Arbeitsanweisungen und Arbeitsdokumente können eingesehen und als erledigt bestätigt werden.
Online Zeiterfassung
Mit einem Programm das sich genau auf das konzentriert was Sie brauchen: Einfachheit, Sicherheit und das zu kleinem Preis. Über eine digitale Stechuhr stempeln sich Ihre Mitarbeiter nicht nur direkt am Standort zur Arbeit ein und aus, sondern erfassen auch jede Ihrer Pausen.
Kommunikation und Datenablage
Auswertungen und Dokumente stehen allen Beteiligten ohne Medienbrüche jederzeit synchronisiert verfügbar. Nie wieder unsauber geführte Personalakten, keine verloren geglaubten Dokumente oder veraltete Versionen.
Darum ist flexible HR-Software unabdingbar
Die digitale Personaleinsatzplanung verfügt über vielfältige Schnittstellen und schafft damit Flexibilität für unterschiedlichste Anforderungen.
Die online Personaleinsatzplanung als Cloudsystem kann mit Ihrer Payroll Software, der HR-Cloud, der digitalen Personalakte und selbstverständlich der online Zeiterfassung vernetzt werden. So stehen alle Daten immer synchron zur Verfügung. Allerdings lassen sich die Systeme auch als Einzellösung über eingebundene Schnittstellen problemlos mit Ihren eigenen Systemen nutzen. Auch die Zusammenarbeit zum Outsourcing Partner oder anderen Institutionen ist problemlos möglich.
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