Payroll outsourcen eine lohnende Alternative?

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Payroll outsourcen eine lohnende Alternative?

Viele Unternehmen unterhalten noch eine eigene Lohnabrechnung, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit eigenen Mitteln durchzuführen. Doch gerade diese Routineaufgaben können sehr zeitintensiv und teuer werden. Immerhin werden im (zumindest im Optimalfall) sepzialisierte Arbeitskräfte an das Unternehmen gebunden, die für die eigentliche wertschöpfende Personalarbeit besser eingesetzt werden könnten.  Aus diesem Grund entscheiden sich viele für ein Lohnabrechnung Outsourcing.

Was ist Outsourcing?

Beim Outsourcing handelt es sich um ein Auslagern von Unternehemensaufgaben, die problemlos an externe Dienstleister abgegeben werden können. Verständlicherweise handelt es sich dabei nicht um eigene Entwicklungstechniken, sondern in erster Linie um wiederkehrende und notwendige Aufgaben, wie eben zum Beispiel dern Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aber wir wollen in dem Artikel nicht genauer auf das Outsourcing eingehen, sondern klären, welche Vorteile es hat, die Gehaltsabrechnung an ein externes Unternehmen abzugeben.

Die Gründe hierfür können sehr vielfältig sein und unterscheiden sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Grundsätzlich allerdings sind es immer wieder dieselben Szenarien, die dafür sorgen, dass ein Umdenken in den Unternehmen stattfindet. Für Sie haben wir daher mal die am häufigsten vorkommenden Szenarien zusammengefasst.

Szenario 1 - Kosten der Weiterbildung

Bei Ihnen ist lediglich eine 450-Euro-Stelle für die Lohnabrechnung zu vergeben. Weil diese natürlich zusätzliche Kosten verursacht, die Sie wiederrum erst einmal erwirtschaften müssen, erledigen Ihre Bürokräfte neben dem eigentlichen Tagesgeschäft diese Aufgaben.

Jedoch verfügen diese nicht immer über ausreichend Fachkenntnisse. Gerade bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden zum Teil Besonderheiten und Schwierigkeiten übersehen, die später hohe Folgekosten nach sich ziehen.

Die eigenen Bürokräfte müssen an regelmäßigen Lehr- und Weiterbildungsmaßnahmen für die korrekte Lohnabrechnung teilnehmen. Denn in kaum einem Gebiet gibt es mehr Veränderungen als im Entgeltbereich.

Szenario 2 - Personalveränderungen

Insbesondere Personelle Veränderungen können bei einer komplexen Routinearbeit wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu großen Schäden führen. Ob kurzzeitige Personalengpässe durch Krankheit oder Urlaub, andauernde Fluktuation oder das Ausscheiden eines Mitarbeiters durch den Rentenantritt. Wenn das Entgelt am Monatsende nicht ordnungsgemäß bei den mitarbeitern ankommt kann dies zu großem Unmut führen.

Tatsächlich sehr häufig wechseln Unternehmen zu uns als Payroll Outsourcing Partner, da der bisherige Mitarbeiter in den Ruhestand geht. Durch den Ausfall von Mitarbeitern geht auch das Fachwissen verloren und es muss überlegt werden, ob diese Stelle neu besetzt werden muss.

Auch regelmäßig kommt es vor, dass die eigene Mitarbeiterin wegen einer Schwangerschaft und dem anschließenden Mutterschutz pausieren muss. Hier muss relativ schnell eine Lösung gefunden werden. Immerhin ist das Einstellen und Einarbeiten einer Ersatzkraft sehr mühsam.

Selbst bei Unternehmen mit mehreren Lohn- und Gehaltsabrechnern kommt es schnell zu Engpässen. Schon ein dreiwöchiger Urlaub führt zu ernsthaften Schwierigkeiten in der Leistungsabdeckung. Ein längerfristiger Ausfall durch Krankheit käme einem Totalausfall gleich. Dabei ist gerade in der Entgeltabrechnung Sicherheit und Konsistenz besonders wichtig.

Durch ein Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung können diese Stellen eingespart werden. Stattdessen erhalten Sie zu weitaus geringeren Kosten Fachspezialisten, die sich im Ihre Abrechnung kümmern. Ihr bisheriges Personal kann sich nunmehr auf wertschöpfende Personalarbet konzentrieren. Denn das Unternehmen, welches mehr Aufwand für Recruiting, Personalentwicklung, Talentmanagement und Digitalisierung von Prozessen leisten kann, hat im Wettbewerb den klaren Marktvorteil.

Szenario 3 - Personalabbau

Schließlich kann Outsourcing auch als Rettungsmaßnahme betrachtet werden. Wenn ein Personalabbau im Unternehmen angestrebt wird, um damit vielleicht die Kosten insgesamt zu senken, können die betroffenen Stellen zwar abgebaut werden, jedoch bleiben die Aufgaben weiterhin zu erledigen. Teilweise sind im Unternehmen auch keine neuen Mitarbeiter bereit oder in der Lage, Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen. In diesem Fall müssen sie nicht extra eine neue Stelle mit einem neuen Mitarbeiter besetzen. Hier kann sich das Outsourcing dieser Arbeiten kostenmäßig für Sie lohnen.

Szenario 4 - Minimierung des administrativen IT-Aufwands

Allein wenn man an die Wartung und die Administration der notwendigen Hardware, der Abrechnungssoftware denkt, so wird einem bewusst ,das dies mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden ist. Die schnellen rechtlichen Veränderungen, das Einspielen von Updates und das Pflegen von Daten und anderen Parametern, sowe die Sicherstellung des gesetzlichen Datenschutzes erhöhen die Komplexität zusätzlich.

Durch die Auslagerung der Prozesse an einen Spezialisten benötigen die Unternehmen keine eigene Abrechnungssoftware mehr und die Entgeltabrechnung kann verlässlich als Managed Service verlagert werden.

So können nicht nur die Kosten im HR-IT-Bereich signifikant verringert werden, auch die Kosten für Personal können so für wertschöpfende Prozesse eingesetzt werden.

Szenario 5 - Die Bereitstellung zusätzlicher HR-Dienstleistungen

Nicht nur der Aufwand für Personaladministration steigt jährlich an, auch die Anforderungen an die Personalverwaltung selbst steigen kontinuierlich. Verursacht werden diese Veränderungen beispielsweise durch Urteile wie 2019 zu dem Thema: “Arbetszeiterfassung: EuGH schafft neue pflicht für Unternehmen“.

EIne besondere Rolle spielt auch der wachsende Konkurrenzdruck unter Unternehmen, ihr Personal langfristig zu halten und mithilfe der Optimierunbg wichtger HR-Prozesse Ressourcen zu schaffen.

Vorteile

  • Sie erhalten pünktlich und zuverlässig die gewünschten Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
  • Die Daten sind absolut sicher, denn alles Systemanwendungen werden geprüft und zertifiziert,
  • Jedes Unternehmen hat einen oder mehrere Spezialisten als persönliche Ansprechpartner zur seite,
  • Bei fragen steht Ihnen noch am selben Tag jemand Rat und Tat,
  • Auch Vor Ort Besuche können vereinbart werden,
  • Ihre betrieblichen Abläufe werden dabei berücksichtigt und nicht gestört,
  • Die Auswertungen erfolgen nach Absprache mit Ihnen und aktuelle Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht können sofort berücksichtig werden,
  • Die Auswertungen erfolgen übersichtlich und nachvollziehbar immer sicher im eigenen Mandanten

Nachteile

  • es fallen Servicegebühren an,
  • Verständlicherweise werden persönliche Daten der Mitarbeiter an uns weitergeleitet

Zusammenfassung

Das Outsourcing der Lohnabrechnung kann die eigenen Mitarbeiter Ihres Unternehmens entscheidend entlasten. Sie haben die Möglichkeit sich mehr auf wertschöpfende Personalarbeit zu konzentrieren und gewinnen dadurch einen erheblichen Marktvorteil. Umständliche und kostenintesive Mitarbeiterschulungen für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung werden überflüssig und verursachen insoweit keine Kosten. Sie können sich voll und ganz auf ihre eigenen Unternehmensziele konzentrieren. As Auslagern von Aufgaben und letztlich auch Arbeitsplätzen an einen kostengünstigeren Dienstleister stellt eine interessante Alternative dar, die Sie sich überlegen sollten.

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