HR-Glossar
ELStAM
Wie Arbeitgeber elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen, was bei An- und Abmeldung zu beachten ist und was passiert, wenn der Abruf scheitert.
1. Was ist ELStAM?
ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Es bezeichnet die beim Bundeszentralamt für Steuern geführte Datenbank, aus der Arbeitgeber die für den Lohnsteuerabzug maßgeblichen Merkmale einer beschäftigten Person abrufen: Steuerklasse, Faktor, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und eingetragene Freibeträge. Rechtsgrundlage ist § 39e EStG.
Das Verfahren ersetzt die frühere Lohnsteuerkarte aus Papier. Der entscheidende Unterschied ist nicht das Medium, sondern die Richtung: Früher legte die beschäftigte Person dem Arbeitgeber ein Dokument vor, heute ruft der Arbeitgeber die Daten selbst ab — und bleibt für die Richtigkeit des Abzugs verantwortlich.
Der Abruf erfolgt mit zwei Angaben: der steuerlichen Identifikationsnummer und dem Geburtsdatum. Beides muss die beschäftigte Person dem Arbeitgeber mitteilen; ohne diese Angaben ist kein Abruf möglich.
2. Ursprung und Entwicklung
Bis zur Umstellung war die Lohnsteuerkarte ein Papierdokument, das die Gemeinde ausstellte und die beschäftigte Person beim Arbeitgeber abgab. Wechselte jemand den Arbeitgeber, wanderte die Karte mit; ging sie verloren, half nur eine Ersatzbescheinigung. Änderungen — Heirat, Kind, Kirchenaustritt — mussten von Hand eingetragen werden.
Die Umstellung auf ELStAM verlagerte die Datenhaltung zum Bundeszentralamt für Steuern und machte sie zum Abrufverfahren. Damit verschwand der Medienbruch, aber es entstand ein neuer: Die Daten stimmen nur dann, wenn Meldebehörde, Finanzamt und Arbeitgeber dasselbe Bild haben. Ein nicht gemeldeter Umzug oder eine nicht abgerufene Änderungsliste wirkt sich seither unmittelbar auf den Lohnsteuerabzug aus.
Für die Entgeltabrechnung bedeutet das eine Verschiebung der Verantwortung: Der Arbeitgeber legt nicht mehr ab, was ihm vorgelegt wird — er holt, prüft und wendet an.
3. Grundprinzipien und Funktionsweise
Abruf mit Identifikationsnummer und Geburtsdatum
Beide Angaben liefert die beschäftigte Person. Fehlen sie oder sind sie falsch, scheitert der Abruf — und der Arbeitgeber steht vor der Rückfallregel.
Anmeldung als Haupt- oder Nebenarbeitgeber
Beim Abruf gibt der Arbeitgeber an, ob es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Nur ein Arbeitgeber kann Hauptarbeitgeber sein; jeder weitere erhält Steuerklasse VI. Meldet sich ein zweiter Arbeitgeber fälschlich als Hauptarbeitgeber an, verliert der erste seine Berechtigung — ein häufiger und schmerzhafter Fehler.
Änderungslisten sind abzurufen, nicht abzuwarten
Das Bundeszentralamt stellt Änderungen zum Abruf bereit. Der Arbeitgeber muss sie monatlich abholen und anwenden. Wer das versäumt, rechnet mit veralteten Merkmalen — und haftet dafür.
Steuerklasse VI als Rückfall
Liegen keine Merkmale vor, weil Angaben fehlen oder die beschäftigte Person den Abruf gesperrt hat, ist nach § 39c EStG der Abzug nach Steuerklasse VI vorzunehmen. Das ist keine Strafe, sondern die Sicherungsregel — korrigiert wird sie in der Veranlagung.
Abmeldung gehört zum Austritt
Endet das Dienstverhältnis, meldet der Arbeitgeber die beschäftigte Person im Verfahren ab. Unterbleibt das, blockiert er den nächsten Arbeitgeber als vermeintlich fortbestehender Hauptarbeitgeber.
4. Für wen ist ELStAM relevant?
- Alle Arbeitgeber – das Verfahren ist für den Lohnsteuerabzug verbindlich, ohne Ausnahme nach Größe oder Branche. - Entgeltabrechner – bei ihnen liegen An- und Abmeldung, Änderungsliste und Fehlerbearbeitung. - Beschäftigte mit mehreren Dienstverhältnissen – für sie entscheidet die richtige Zuordnung von Haupt- und Nebenarbeitgeber über das monatliche Netto. - Neu eingestellte Beschäftigte – sie liefern Identifikationsnummer und Geburtsdatum; ohne diese Angaben beginnt das Arbeitsverhältnis in Steuerklasse VI. - Personalabteilungen – sie erfassen die Angaben im Eintrittsprozess und melden den Austritt.
5. Abgrenzung zu verwandten Begriffen
- ELStAM und Lohnsteuerbescheinigung – ELStAM liefert die Merkmale *vor* der Abrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung meldet das Ergebnis *nach* dem Jahr. - ELStAM und Lohnsteuer-Anmeldung – die Anmeldung meldet die einbehaltene Steuer an das Finanzamt; ELStAM bestimmt, wie viel einbehalten wird. - Steuerklasse und Kinderfreibetrag – beide stehen in den ELStAM, wirken aber unterschiedlich: Die Steuerklasse wirkt auf die Lohnsteuer, der Kinderfreibetrag im Lohnsteuerabzug nur auf Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. - ELStAM und Freibetrag – ein beim Finanzamt beantragter Freibetrag wird als zusätzliches Merkmal übermittelt; er ist nicht Teil der Steuerklasse.
6. Varianten und Abwandlungen
Vom Regelfall weichen vor allem diese Konstellationen ab:
- Beschränkt steuerpflichtige Beschäftigte – sie haben regelmäßig keine ELStAM. Der Abzug richtet sich nach einer Bescheinigung des Betriebsstättenfinanzamts nach § 39 Abs. 3 EStG. - Gesperrter Abruf – Beschäftigte können den Abruf beim Finanzamt sperren oder auf bestimmte Arbeitgeber beschränken. Folge ist der Abzug nach Steuerklasse VI. - Faktorverfahren – Ehepaare können statt der Kombination III/V ein Faktorverfahren wählen; der Faktor wird als eigenes Merkmal übermittelt. - Kurzfristige und geringfügige Beschäftigung – hier ist die Pauschalbesteuerung häufig die Alternative; dann werden keine ELStAM abgerufen.
7. Vorteile und Herausforderungen
Vorteile
- Kein Papier, kein Medienbruch, kein Verlustrisiko bei Arbeitgeberwechsel
- Änderungen wirken zeitnah, statt eine handschriftliche Eintragung abzuwarten
- Der Arbeitgeber erhält genau die Merkmale, die er für den Abzug braucht — nicht mehr
- Mehrfachbeschäftigung wird im Verfahren sichtbar und damit steuerlich korrekt behandelt
- Die Datenhaltung an einer Stelle verhindert widersprüchliche Merkmale bei mehreren Arbeitgebern
Herausforderungen
- Fehlt die Identifikationsnummer, beginnt das Arbeitsverhältnis in Steuerklasse VI
- Eine falsche Anmeldung als Hauptarbeitgeber entzieht dem bisherigen Arbeitgeber die Merkmale
- Änderungslisten müssen aktiv abgerufen werden — ein vergessener Abruf rechnet still falsch weiter
- Unterbliebene Abmeldungen blockieren den nächsten Arbeitgeber
- Beschäftigte sehen nicht unmittelbar, welche Merkmale beim Arbeitgeber ankommen
8. Best Practices für die Umsetzung
Identifikationsnummer im Eintrittsprozess erzwingen
Ohne sie ist kein Abruf möglich. Wer sie erst mit der ersten Abrechnung erfragt, produziert eine Abrechnung nach Steuerklasse VI und eine Korrektur hinterher.
Änderungsliste zum festen Bestandteil des Monatslaufs machen
Der Abruf gehört an den Anfang des Abrechnungslaufs, nicht ans Ende. Änderungen, die nach der Abrechnung ankommen, wirken erst im Folgemonat — und erzeugen Rückfragen.
Abmeldung an den Austrittsprozess koppeln
Die Abmeldung im ELStAM-Verfahren gehört auf dieselbe Checkliste wie Zeugnis und Arbeitsbescheinigung. Vergessene Abmeldungen fallen erst beim neuen Arbeitgeber auf.
Bei Mehrfachbeschäftigung aktiv nachfragen
Ob Ihr Arbeitsverhältnis das erste ist, weiß nur die beschäftigte Person. Eine ausdrückliche Frage im Einstellungsbogen verhindert die falsche Anmeldung.
9. Tipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Für Arbeitgeber
- **Abruf vor dem Abrechnungslauf** – nachträglich eintreffende Merkmale wirken erst im Folgemonat
- **Haupt- oder Nebenarbeitgeber sauber kennzeichnen** – eine falsche Angabe entzieht einem anderen Arbeitgeber die Merkmale
- **Abmeldung nicht vergessen** – sonst blockieren Sie den nächsten Arbeitgeber
- **Steuerklasse VI ist die Rückfallregel** – § 39c EStG, kein Ermessen des Arbeitgebers
Für Arbeitnehmer
- **Identifikationsnummer und Geburtsdatum sofort mitteilen** – ohne sie wird nach Steuerklasse VI abgerechnet
- **Änderungen beim Finanzamt melden** – der Arbeitgeber kann Steuerklasse und Freibeträge nicht selbst ändern
- **Bei zwei Jobs klären, welcher der Hauptarbeitgeber ist** – die Zuordnung bestimmt Ihr monatliches Netto
- **Steuerklasse VI ist nicht endgültig** – zu viel gezahlte Lohnsteuer holt die Veranlagung zurück
10. Fazit
ELStAM ist ein Abrufverfahren, und darin liegt die praktische Verschiebung gegenüber der alten Lohnsteuerkarte: Der Arbeitgeber wartet nicht mehr auf ein Dokument, er holt die Merkmale — und verantwortet, dass er die aktuellen anwendet.
Drei Punkte entscheiden über einen sauberen Lauf. Die Identifikationsnummer muss im Eintrittsprozess vorliegen, sonst beginnt das Arbeitsverhältnis in Steuerklasse VI. Die Kennzeichnung als Haupt- oder Nebenarbeitgeber muss stimmen, sonst verliert ein anderer Arbeitgeber seine Merkmale. Und die Änderungsliste muss monatlich abgerufen werden, sonst rechnet das System still mit veralteten Daten weiter. Alle drei Fehler fallen nicht sofort auf — sie fallen bei der Lohnsteuer-Außenprüfung auf.
Quellen
- § 39e EStG – Verfahren zur Bildung und Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (öffnet in neuem Tab)
- § 39 EStG – Lohnsteuerabzugsmerkmale (öffnet in neuem Tab)
- § 39c EStG – Einbehaltung der Lohnsteuer ohne Lohnsteuerabzugsmerkmale (öffnet in neuem Tab)
- § 39b EStG – Einbehaltung der Lohnsteuer (öffnet in neuem Tab)
- Bundeszentralamt für Steuern – ELStAM (öffnet in neuem Tab)
Verwandte Begriffe
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