HR-Glossar
Nachhaltigkeitsberichterstattung
Welche Personaldaten die Nachhaltigkeitsberichterstattung verlangt, woher sie kommen und warum die Entgeltabrechnung dabei zur Datenquelle wird.
1. Was ist die Nachhaltigkeitsberichterstattung?
Die Nachhaltigkeitsberichterstattung verpflichtet Unternehmen, neben Finanzdaten auch Angaben zu Umwelt, Sozialem und Unternehmensführung offenzulegen. Grundlage ist die europäische Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD); die inhaltlichen Vorgaben stehen in den European Sustainability Reporting Standards (ESRS).
Für den Personalbereich ist vor allem ESRS S1 — „Eigene Belegschaft" — maßgeblich. Verlangt werden unter anderem Angaben zu Beschäftigtenzahl und -struktur, zu Beschäftigungsformen, zu Entgelt und Entgeltunterschieden, zu Arbeitssicherheit und Gesundheit, zu Weiterbildung und zur Sozialpartnerschaft.
Zur Rechtslage: Anwendungsbereich und Zeitpunkte der Berichtspflicht sind auf europäischer Ebene mehrfach angepasst worden und weiterhin in Bewegung. Dieser Eintrag nennt deshalb bewusst keine Schwellenwerte und keine Jahreszahlen — wer wann berichten muss, gehört am aktuellen Rechtsstand geprüft. Was sich beschreiben lässt, ist der Gegenstand der Berichterstattung und die Frage, woher die Daten kommen.
2. Ursprung und Entwicklung
Nachhaltigkeitsberichte gab es lange auf freiwilliger Basis, mit dem bekannten Problem: Berichtet wurde, was gut aussah, und Vergleichbarkeit gab es nicht.
Die CSRD ändert das in drei Punkten. Sie macht die Berichterstattung für einen erweiterten Kreis verpflichtend, sie schreibt über die ESRS einheitliche Inhalte vor, und sie unterwirft die Angaben einer externen Prüfung. Aus einer Kommunikationsaufgabe wird damit eine Berichtspflicht mit den Anforderungen, die man aus der Rechnungslegung kennt.
Für den Personalbereich hat das eine Folge, die zunächst unscheinbar wirkt und es nicht ist: Personaldaten werden prüfungsrelevant. Eine Zahl, die bisher intern berichtet wurde und ungefähr stimmte, muss nun herleitbar, konsistent und belegbar sein.
Die meisten dieser Daten liegen dort, wo ohnehin gerechnet wird — in der Entgeltabrechnung und den Personalstammdaten. Damit wird die Abrechnung zur Datenquelle für ein Berichtswesen, für das sie nie gebaut wurde. Genau daraus entstehen die praktischen Schwierigkeiten: Definitionen, Stichtage und Abgrenzungen, die intern nie festgelegt werden mussten, weil niemand sie geprüft hat.
3. Grundprinzipien und Funktionsweise
ESRS S1 betrifft die eigene Belegschaft
Beschäftigtenstruktur, Beschäftigungsformen, Entgelt und Entgeltunterschiede, Arbeitssicherheit, Weiterbildung, Sozialpartnerschaft.
Die Angaben werden extern geprüft
Damit gelten für Personaldaten Anforderungen, die man aus der Rechnungslegung kennt: Herleitbarkeit, Konsistenz, Belegbarkeit.
Definitionen müssen festgelegt und dokumentiert sein
Was zählt als Beschäftigter, zu welchem Stichtag, mit welcher Abgrenzung? Ohne festgelegte Definition ist eine Zahl weder prüfbar noch im Zeitvergleich brauchbar.
Die Entgeltabrechnung ist die Hauptquelle
Sie liefert Beschäftigtenzahlen, Entgeltdaten und Beschäftigungsformen — und wurde dafür nicht gebaut. Die Ableitung gehört beschrieben, nicht improvisiert.
Datenschutz begrenzt die Erhebung
Für einzelne Angaben dürfen Merkmale nicht oder nur mit Einwilligung erhoben werden. Berichtet wird dann über Ergebnisse, nicht über Merkmale.
Auch nicht berichtspflichtige Unternehmen sind betroffen
Über Lieferketten und Finanzierungspartner werden Angaben angefragt. Die Wirkung reicht deutlich über den unmittelbaren Anwendungsbereich hinaus.
Rechtslage im Fluss
Anwendungsbereich und Zeitpunkte sind mehrfach angepasst worden. Wer berichten muss und ab wann, ist am aktuellen Stand zu prüfen.
4. Für wen ist die Nachhaltigkeitsberichterstattung relevant?
- Berichtspflichtige Unternehmen – für sie ist es eine Pflicht mit Prüfungsfolge. - Zulieferer und Dienstleister – sie erhalten Datenanfragen, auch ohne eigene Pflicht. - Personalabteilungen – sie liefern den größten Teil der sozialen Angaben. - Entgeltabrechner – bei ihnen liegen die Rohdaten, und sie müssen deren Herleitung erklären können. - Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung – sie integrieren die Angaben in den Berichtsprozess.
5. Abgrenzung zu verwandten Begriffen
- CSRD und ESRS – die Richtlinie begründet die Pflicht, die Standards bestimmen die Inhalte. - Nachhaltigkeitsbericht und Lagebericht – die Angaben sind Teil der Unternehmensberichterstattung, nicht ein separates Dokument. - ESRS S1 und S2 – S1 betrifft die eigene Belegschaft, S2 Beschäftigte in der Wertschöpfungskette. - CSRD und Lieferkettensorgfalt – zwei verschiedene Regelwerke mit überschneidenden Datenanforderungen, aber eigenen Pflichten. - Nachhaltigkeitsberichterstattung und Personalcontrolling – dieselben Daten, anderer Zweck. Das Controlling steuert, der Bericht legt offen — und wird geprüft.
6. Varianten und Abwandlungen
Praktische Konstellationen:
- Unmittelbar berichtspflichtig – volle Anwendung der ESRS mit externer Prüfung. - Mittelbar betroffen – Datenanfragen von Kunden, Auftraggebern oder Banken, ohne eigene Pflicht. Der in der Praxis häufigste Fall. - Konzernberichterstattung – Tochtergesellschaften liefern zu, ohne selbst zu berichten; die Definitionen kommen dann von der Mutter. - Freiwillige Berichterstattung – ohne Pflicht, aber mit denselben Definitionsfragen. - Vorbereitung ohne aktuelle Pflicht – angesichts der beweglichen Rechtslage für viele der pragmatische Weg: Datenverfügbarkeit herstellen, ohne den vollen Berichtsapparat aufzubauen.
7. Vorteile und Herausforderungen
Vorteile
- Macht soziale Kennzahlen vergleichbar, die bisher beliebig berichtet wurden
- Zwingt zu sauberen Definitionen, wovon auch die interne Steuerung profitiert
- Entgeltunterschiede und Arbeitssicherheit werden sichtbar statt behauptet
- Die Datenarbeit verbessert die Qualität der Personalstammdaten insgesamt
- Wer vorbereitet ist, kann Anfragen aus der Lieferkette schnell beantworten
Herausforderungen
- Erheblicher Aufwand, besonders beim erstmaligen Aufbau der Datengrundlage
- Die Entgeltabrechnung wird zur Datenquelle für ein Berichtswesen, für das sie nicht gebaut wurde
- Definitionen und Abgrenzungen müssen erstmals festgelegt werden
- Datenschutz begrenzt die Erhebung einzelner Merkmale
- Die Rechtslage ist in Bewegung, was Planung erschwert
- Auch nicht berichtspflichtige Unternehmen tragen Aufwand über Lieferkettenanfragen
8. Best Practices für die Umsetzung
Mit der Datenverfügbarkeit beginnen, nicht mit dem Bericht
Welche geforderten Angaben liegen heute vor, welche nicht? Diese Bestandsaufnahme ist unabhängig von der beweglichen Rechtslage nützlich — und der größte Teil der Arbeit.
Definitionen schriftlich festlegen
Beschäftigtenbegriff, Stichtage, Abgrenzung von Beschäftigungsformen. Ohne Festlegung ist keine Angabe prüfbar und keine Zeitreihe belastbar.
Die Ableitung aus der Abrechnung dokumentieren
Welche Auswertung, welcher Filter, welcher Stichtag. Die Prüfung fragt nach der Herleitung, nicht nach der Zahl.
Datenschutz vorab klären
Für einzelne Angaben dürfen Merkmale nicht ohne Weiteres erhoben werden. Wo das der Fall ist, wird über Ergebnisse berichtet, nicht über Merkmale.
Lieferkettenanfragen einplanen
Auch ohne eigene Pflicht kommen Anfragen. Wer die Daten vorhält, beantwortet sie in Stunden statt in Wochen.
9. Tipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Für Arbeitgeber
- **Datenverfügbarkeit zuerst** – sie ist der größte Teil der Arbeit und unabhängig von der Rechtslage nützlich
- **Definitionen festlegen und dokumentieren** – die Prüfung fragt nach der Herleitung
- **Die Abrechnung wird zur Berichtsquelle** – dafür war sie nicht gebaut
- **Anwendungsbereich am aktuellen Stand prüfen** – die Rechtslage ist in Bewegung
Für Arbeitnehmer
- **Der Bericht macht Vergleichbares sichtbar** – etwa Entgeltunterschiede und Arbeitssicherheit
- **Ihre Daten werden aggregiert berichtet** – nicht personenbezogen
- **Sozialpartnerschaft ist Berichtsgegenstand** – auch Tarifbindung und Mitbestimmung
- **Fragen Sie nach dem Bericht** – er ist öffentlich und sagt etwas über den Arbeitgeber
10. Fazit
Für den Personalbereich ist die Nachhaltigkeitsberichterstattung weniger eine Kommunikations- als eine Datenaufgabe. ESRS S1 verlangt Angaben zu Beschäftigtenstruktur, Entgelt, Arbeitssicherheit, Weiterbildung und Sozialpartnerschaft — und diese Angaben werden extern geprüft. Damit gelten für Personaldaten Anforderungen, die man bisher nur aus der Rechnungslegung kannte: Sie müssen herleitbar, konsistent und belegbar sein.
Der praktische Kern liegt deshalb in einer unspektakulären Stelle: Die meisten dieser Daten kommen aus der Entgeltabrechnung und den Personalstammdaten — aus Systemen, die für Berichterstattung nie gebaut wurden. Die Schwierigkeiten entstehen nicht bei der Berichtserstellung, sondern davor: bei Definitionen, Stichtagen und Abgrenzungen, die intern nie festgelegt werden mussten, weil niemand sie geprüft hat.
Zur Rechtslage ein ausdrücklicher Vorbehalt: Anwendungsbereich und Zeitpunkte der Berichtspflicht sind auf europäischer Ebene mehrfach angepasst worden und weiter in Bewegung. Dieser Eintrag nennt deshalb bewusst keine Schwellenwerte und keine Jahreszahlen. Wer wann berichten muss, gehört am aktuellen Rechtsstand geprüft — die Arbeit an der Datenverfügbarkeit lohnt sich davon unabhängig, schon weil Anfragen aus der Lieferkette auch nicht berichtspflichtige Unternehmen erreichen.
Quellen
- Richtlinie (EU) 2022/2464 (CSRD) – Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (öffnet in neuem Tab)
- § 289c HGB – Inhalt der nichtfinanziellen Erklärung (öffnet in neuem Tab)
- Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (öffnet in neuem Tab)
- Statistisches Bundesamt – Verdienste und Verdienstunterschiede (öffnet in neuem Tab)
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