Payroll in der Insolvenz – was jetzt zu leisten ist

Wenn ein Unternehmen in die Insolvenz gerät, wird die Entgeltabrechnung von der Routineaufgabe zur Schlüsselstelle. An ihr hängt, ob Beschäftigte ihr Geld bekommen, ob Fristen gewahrt bleiben und ob der Insolvenzverwalter arbeitsfähig ist. Der Druck ist hoch, die Fehler sind teuer, und einige davon lassen sich später nicht mehr heilen.

Dieser Beitrag ordnet ein, was in dieser Lage tatsächlich zu leisten ist – und nennt zu jeder Aussage die Rechtsgrundlage, damit Sie sie nachschlagen können.

Kernaussagen

• Insolvenzgeld deckt drei Monate rückwirkend ab – gerechnet ab dem Insolvenzereignis, nicht ab dem Antrag auf Eröffnung.
• Die Antragsfrist ist eine Ausschlussfrist von zwei Monaten. Wer sie versäumt, verliert den Anspruch – anders als bei den meisten sozialrechtlichen Fristen.
• Die Bescheinigung schuldet der Insolvenzverwalter, nicht die Personalabteilung. Ihre Daten braucht er trotzdem.
• Die Eröffnung teilt die Ansprüche. Was davor entstand, ist Insolvenzforderung; was danach entsteht, ist Masseverbindlichkeit – und wird anders behandelt.
• Melde- und Beitragspflichten laufen weiter. Die Insolvenz setzt sie nicht aus; das Vorenthalten von Arbeitnehmerbeiträgen bleibt strafbar.
• Die Entgeltumwandlung ist die stillste Falle. Nicht abgeführte Beträge gehören ausdrücklich in die Bescheinigung.

1. Das Insolvenzereignis – und warum es nicht der Antrag ist

Der Anspruch auf Insolvenzgeld knüpft nicht an den Antrag auf Eröffnung an, sondern an ein Insolvenzereignis. § 165 Abs. 1 SGB III kennt davon drei:

• die Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Arbeitgebers,
• die Abweisung mangels Masse,
• die vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit im Inland, wenn kein Antrag gestellt wurde und ein Verfahren offensichtlich mangels Masse nicht in Betracht kommt.

Der dritte Fall wird regelmäßig übersehen. Er greift, wenn ein Betrieb einfach aufhört – ohne Gericht, ohne Verwalter. Für die Beschäftigten ist das der gefährlichste Fall, weil niemand das Verfahren für sie in Gang setzt.

Abgedeckt sind die Entgeltansprüche der vorausgegangenen drei Monate des Arbeitsverhältnisses. Gezahlt wird in Höhe des Nettoentgelts; die Agentur für Arbeit führt die Sozialversicherungsbeiträge gesondert ab.

2. Zwei Monate – und der Anspruch ist weg

Dies ist der Punkt, an dem die meisten Darstellungen zu kurz greifen. § 324 Abs. 3 SGB III bestimmt für das Insolvenzgeld eine Ausschlussfrist von zwei Monaten nach dem Insolvenzereignis.

Ausschlussfrist heißt: Nach Ablauf ist der Anspruch erloschen, nicht bloß verspätet. Nur wer die Frist aus nicht selbst zu vertretenden Gründen versäumt hat, kann innerhalb von zwei Monaten nach Wegfall des Hindernisses nachholen.

Für die Personalabteilung folgt daraus eine klare Aufgabe: Die Belegschaft muss wissen, dass sie selbst einen Antrag stellen muss – und bis wann. Ein Unternehmen, das seine Beschäftigten darüber nicht informiert, verliert kein eigenes Geld, aber das Vertrauen dauerhaft.

3. Die Bescheinigung: wer sie schuldet und was hineingehört

Nach § 314 SGB III bescheinigt die Insolvenzverwalterin oder der Insolvenzverwalter – auf Verlangen der Agentur für Arbeit – für jede in Betracht kommende Person:

• die Höhe des Arbeitsentgelts für die letzten drei Monate vor der Eröffnung,
• die Höhe der gesetzlichen Abzüge und der bereits erbrachten Leistungen,
• und ausdrücklich auch Entgeltteile, die nach dem Betriebsrentengesetz umgewandelt, aber nicht an den Versorgungsträger abgeführt wurden – samt Angabe, ob sie in einem Pensionsfonds, einer Pensionskasse oder einer Direktversicherung angelegt sind.

Die Pflicht liegt also beim Verwalter. Die Daten liegen in der Entgeltabrechnung. Wer seine Stamm- und Bewegungsdaten sauber führt, liefert sie in Stunden; wer sie in Ordnern und Postfächern verstreut hat, blockiert das Verfahren für die gesamte Belegschaft.

Der dritte Punkt ist die stillste Falle des ganzen Themas: Entgeltumwandlung fällt niemandem auf, solange sie läuft. Erst wenn Beiträge nicht mehr abgeführt wurden, entsteht eine Lücke – und sie steht nicht auf der Entgeltabrechnung, sondern nur in der Differenz zwischen Abrechnung und Zahlungseingang beim Versorgungsträger.

4. Vor und nach der Eröffnung: zwei verschiedene Ansprüche

Mit der Eröffnung zerfallen die Entgeltansprüche in zwei Klassen, und die Abrechnung muss diesen Schnitt abbilden:

• Vor der Eröffnung entstandene Ansprüche sind Insolvenzforderungen nach § 38 InsO. Sie werden zur Tabelle angemeldet und aus der Quote bedient – in aller Regel also nur teilweise. Für die letzten drei Monate tritt das Insolvenzgeld an ihre Stelle.
• Nach der Eröffnung entstandene Ansprüche sind Masseverbindlichkeiten nach § 55 InsO, wenn der Verwalter die Arbeitsleistung in Anspruch nimmt. Sie werden vorweg aus der Masse bedient.

Dazu kommt eine Sonderregel beim Beenden: § 113 InsO erlaubt die Kündigung ohne Rücksicht auf eine vereinbarte Vertragsdauer oder einen Ausschluss der ordentlichen Kündigung, mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende, sofern nicht eine kürzere Frist gilt. Längere tarifliche oder vertragliche Fristen werden damit gekappt – für die Abrechnung heißt das: neue Austrittstermine, neue Meldungen, neue Schlussabrechnungen.

Reicht auch die Masse nicht, zeigt der Verwalter Masseunzulänglichkeit nach § 208 InsO an. Dann ändert sich erneut die Rangfolge der Zahlungen.

5. Meldungen und Beiträge laufen weiter

Ein verbreiteter Irrtum ist, die Insolvenz setze die Pflichten des Arbeitgebers aus. Sie tut es nicht.

Die Meldepflichten nach § 28a SGB IV gelten unverändert: An- und Abmeldungen, Unterbrechungen, Jahresmeldungen. Aus ihnen entstehen die Rentenkonten der Beschäftigten – und gerade in der Insolvenz ist das die Spur, die bleibt, wenn der Betrieb längst verschwunden ist.

Schuldner des Gesamtsozialversicherungsbeitrags bleibt nach § 28e Abs. 1 SGB IV der Arbeitgeber. Und das Vorenthalten von Arbeitnehmerbeiträgen bleibt nach § 266a StGB strafbar – eine persönliche Verantwortung der handelnden Personen, die die Insolvenz nicht aufhebt. Wer in der Krise Beiträge zurückhält, um Liquidität zu strecken, schafft sich damit ein zweites Problem.

6. Die Insolvenzgeldumlage: wer sie zahlt, und warum wir keine Zahl nennen

Finanziert wird das Insolvenzgeld über eine Umlage der Arbeitgeber. § 358 SGB III legt das fest: Die Mittel werden durch eine monatliche Umlage aller umlagepflichtigen Arbeitgeber aufgebracht, eingezogen zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag. Sie wird auch von Betrieben gezahlt, die nie insolvent werden – das ist das Prinzip einer Umlage.

Zur Höhe: § 360 SGB III nennt einen Satz von 0,15 Prozent. Maßgeblich ist er aber nicht zwingend, denn § 361 SGB III ermächtigt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, per Rechtsverordnung für ein Kalenderjahr einen abweichenden Satz festzusetzen – zum Ausgleich von Überschüssen oder Fehlbeständen. Genau das ist in den Jahren 2022 bis 2024 geschehen.

Deshalb steht hier keine Prozentzahl als geltender Wert. Der für Ihr Abrechnungsjahr maßgebliche Satz ergibt sich aus § 360 SGB III in Verbindung mit der Verordnung für das jeweilige Kalenderjahr und gehört nachgeschlagen, nicht erinnert.

7. Betriebliche Altersversorgung: ein eigener Sicherungsweg

Für Anwartschaften aus einer betrieblichen Altersversorgung gibt es einen eigenen Schutz. § 7 BetrAVG regelt den Insolvenzschutz; getragen wird er vom Pensions-Sicherungs-Verein auf Gegenseitigkeit, an den insolvenzsicherungspflichtige Arbeitgeber Beiträge leisten.

Für die Abrechnung heißt das: Die bAV ist nicht über das Insolvenzgeld abgedeckt und folgt eigenen Regeln. Welche Durchführungswege gesichert sind und welche nicht, entscheidet sich am Einzelfall – hier lohnt der Blick in die Zusage, bevor Auskünfte an Beschäftigte herausgehen.

Fazit

Payroll in der Insolvenz ist keine reduzierte Abrechnung, sondern eine erweiterte. Die laufenden Pflichten bleiben vollständig bestehen, und darüber legt sich ein zweites Verfahren mit eigenen Fristen, eigenen Anspruchsklassen und eigenen Nachweisen.

Drei Dinge entscheiden darüber, wie es ausgeht. Erstens die Datenlage: Wer Stamm- und Bewegungsdaten sauber führt, liefert dem Verwalter in Stunden, was sonst Wochen kostet. Zweitens die Frist: Zwei Monate nach dem Insolvenzereignis, und der Anspruch auf Insolvenzgeld ist erloschen – das lässt sich später nicht mehr reparieren. Drittens die Kommunikation: Beschäftigte müssen wissen, dass sie selbst einen Antrag stellen müssen.

Wenn Sie in dieser Lage Unterstützung brauchen – bei der Abrechnung, bei den Meldungen oder beim Zuarbeiten für den Verwalter –, sprechen Sie uns an.

Quellen

Alle Fundstellen sind amtliche Werke und im Wortlaut geprüft.

• § 165 SGB III – Anspruch auf Insolvenzgeld, Bundesministerium der Justiz
• § 324 SGB III – Antrag vor Eintritt des Ereignisses (Ausschlussfrist), Bundesministerium der Justiz
• § 314 SGB III – Bescheinigung bei Insolvenzgeld, Bundesministerium der Justiz
• § 358 SGB III – Aufbringung der Mittel, Bundesministerium der Justiz
• § 360 SGB III – Umlagesatz, Bundesministerium der Justiz
• § 361 SGB III – Verordnungsermächtigung, Bundesministerium der Justiz
• § 38 InsO – Begriff des Insolvenzgläubigers, Bundesministerium der Justiz
• § 55 InsO – Sonstige Masseverbindlichkeiten, Bundesministerium der Justiz
• § 113 InsO – Kündigung eines Dienstverhältnisses, Bundesministerium der Justiz
• § 208 InsO – Anzeige der Masseunzulänglichkeit, Bundesministerium der Justiz
• § 28a SGB IV – Meldepflicht, Bundesministerium der Justiz
• § 28e SGB IV – Zahlungspflicht des Arbeitgebers, Bundesministerium der Justiz
• § 266a StGB – Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt, Bundesministerium der Justiz
• § 7 BetrAVG – Umfang des Versicherungsschutzes, Bundesministerium der Justiz
• Insolvenzgeld – Informationen und Antrag, Bundesagentur für Arbeit