Reisekostenabrechnung

1. Was ist die Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung erfasst die Aufwendungen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit und erstattet sie. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn jemand vorübergehend außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird.

Das Steuerrecht kennt vier Kostenarten mit jeweils eigenen Regeln:

- Fahrtkosten – tatsächliche Kosten oder pauschale Kilometersätze. - Verpflegungsmehraufwand – Pauschalen je nach Abwesenheitsdauer und Reiseland; tatsächliche Kosten sind hier nicht erstattungsfähig im steuerfreien Rahmen. - Übernachtungskosten – tatsächliche Kosten im Inland, im Ausland auch pauschal. - Reisenebenkosten – Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, beruflich veranlasste Telefonate.

Erstattungen innerhalb der steuerlichen Grenzen sind steuer- und beitragsfrei. Was darüber hinausgeht, ist Arbeitslohn – entweder regulär zu versteuern oder in Teilen pauschal.

Der Dreh- und Angelpunkt ist die erste Tätigkeitsstätte: Fahrten dorthin sind keine Dienstreise, sondern Weg zur Arbeit. Ihre Festlegung entscheidet deshalb über die gesamte Abrechnung.

2. Ursprung und Entwicklung

Bis zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts 2014 gab es den Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte", der sich nach dem tatsächlichen Tätigkeitsschwerpunkt richtete und entsprechend streitanfällig war. An seine Stelle trat die erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber arbeitsrechtlich zuordnen kann.

Das hat die Rechtsanwendung erheblich vereinfacht und zugleich eine Gestaltungsmöglichkeit geschaffen: Wer zuordnet, bestimmt, welche Fahrten Dienstreisen sind. Gleichzeitig wurden die Verpflegungspauschalen von drei auf zwei Stufen reduziert und die doppelte Haushaltsführung neu geregelt.

3. Grundprinzipien und Funktionsweise

Erste Tätigkeitsstätte als Ausgangspunkt

Sie wird vom Arbeitgeber zugeordnet; fehlt eine Zuordnung, gelten gesetzliche Hilfskriterien. Ohne klare Festlegung ist keine saubere Abrechnung möglich.

Verpflegung nur pauschal

Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es ausschließlich Pauschalen, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer. Ein Restaurantbeleg ändert daran nichts.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter auf Veranlassung des Arbeitgebers eine Mahlzeit, ist die Pauschale zu kürzen – für Frühstück, Mittag- und Abendessen jeweils mit eigenem Anteil.

Dreimonatsfrist

Bei längerfristiger Tätigkeit an derselben auswärtigen Stelle entfällt der Verpflegungsmehraufwand nach drei Monaten. Eine Unterbrechung von hinreichender Dauer setzt die Frist neu in Gang.

Belege und Nachweise

Anlass, Dauer, Ziel und Teilnehmende gehören dokumentiert. Die Aufzeichnungen sind aufbewahrungspflichtig und werden geprüft.

4. Für wen ist die Reisekostenabrechnung relevant?

- Betriebe mit Außendienst, Montage oder Projektarbeit – dort ist Reisekosten- abrechnung Alltag. - Beschäftigte auf Auswärtstätigkeit – für sie geht es um erstattete Aufwendungen und um das, was sie andernfalls selbst tragen. - Entgeltabrechner – steuerfreie und steuerpflichtige Anteile sind zu trennen und zu verlohnen. - Buchhaltung – Vorsteuerabzug und Kontierung hängen an derselben Abrechnung. - Baubetriebe – dort treten tarifliche Auslösungen neben die steuerlichen Regeln.

5. Abgrenzung zu verwandten Begriffen

- Auswärtstätigkeit und Weg zur Arbeit – Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind Privatsache und werden über die Entfernungspauschale in der Steuererklärung berücksichtigt, nicht über Reisekosten. - Reisekosten und doppelte Haushaltsführung – Letztere betrifft eine Zweitwohnung am Beschäftigungsort und folgt eigenen Regeln. - Erstattung und Auslagenersatz – Auslagenersatz ersetzt Aufwendungen für den Betrieb, Reisekosten die eigenen Mehraufwendungen der Reise. - Steuerliche Pauschalen und tarifliche Auslösung – tarifliche Zahlungen können höher sein; der übersteigende Teil ist dann steuerpflichtiger Arbeitslohn.

6. Varianten und Abwandlungen

- Eintägige Auswärtstätigkeit – Verpflegungspauschale erst ab einer Mindestabwesenheit. - Mehrtägige Reise – volle Pauschale für Zwischentage, geringere für An- und Abreisetag. - Auslandsreise – länderspezifische Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. - Sammelpunkt und weiträumiges Tätigkeitsgebiet – eigene Regeln für Fahrten dorthin, etwa bei Montagepersonal und Forstarbeiten. - Firmenwagennutzung – bei Reisen mit dem Dienstwagen entfällt der Kilometersatz; die Kosten trägt ohnehin der Betrieb.

7. Vorteile und Herausforderungen

8. Best Practices für die Umsetzung

Erste Tätigkeitsstätte schriftlich zuordnen

Im Arbeitsvertrag oder in einer gesonderten Festlegung. Ohne sie greifen gesetzliche Hilfskriterien, die selten zum gewünschten Ergebnis führen.

Mahlzeitenkürzung automatisieren

Wer die Kürzung von Hand pflegt, vergisst sie. Ein Abrechnungssystem, das Mahlzeitengestellung abfragt und kürzt, erledigt den häufigsten Prüfbefund.

Reiserichtlinie schreiben

Was erstattet wird, in welcher Höhe und gegen welchen Nachweis – eine kurze Richtlinie erspart Einzelfalldiskussionen und macht die Behandlung einheitlich.

Dreimonatsfrist überwachen

Bei Projekten mit fester auswärtiger Einsatzstelle gehört sie in die Planung, nicht in die Nachkontrolle.

9. Tipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

10. Fazit

Die Reisekostenabrechnung ist weniger kompliziert, als ihr Ruf vermuten lässt – wenn drei Dinge geklärt sind: die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte, die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und die Dreimonatsfrist bei längeren Einsätzen. Genau diese drei sind auch die häufigsten Befunde der Lohnsteuer-Außenprüfung. Die Pauschalen selbst ändern sich regelmäßig und unterscheiden sich im Ausland je Land; sie gehören nachgeschlagen und im System gepflegt, nicht erinnert.

Verwandte Begriffe

• Sachbezug
• Lohnart
• Baulohn