Anspruch auf Entgeltabrechnung in Papierform?

Beschäftigte können laut Bundesarbeitsgericht keine Abrechnung in Papierform verlangen – eine digitale Übermittlung erfüllt die gesetzlich geforderte Textform. Voraussetzung: Die Abrechnung ist gut lesbar, dauerhaft speicherbar und entspricht den Vorgaben des § 126b BGB.

Kernaussagen

• Am 28. Januar 2025 entschied das Bundesarbeitsgericht: Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Papierform – die Textform nach § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO genügt.
• Die Textform verlangt ein gut lesbares, dauerhaft speicherbares und unveränderliches Dokument – eine Unterschrift braucht es nicht.
• E-Mail, PDF oder die Bereitstellung im Mitarbeiterportal erfüllen die Kriterien, solange der Zugriff sicher und dauerhaft gewährleistet ist.
• Arbeitgeber müssen im Betrieb eine Möglichkeit zum Ausdruck anbieten – vor allem für Mitarbeitende ohne regelmäßigen Zugang zu digitalen Geräten.
• Elektronische Abrechnungen senken laufende Kosten und Papierverbrauch; im Gegenzug braucht es Sicherheit und offene Kommunikation zur Umstellung.

Was zählt als Textform?

Die Textform nach § 126b BGB ist weniger streng als die Schriftform: Sie verlangt keine eigenhändige Unterschrift, sondern dass die Erklärung lesbar ist, auf einem dauerhaften Datenträger übermittelt wird und unverändert dokumentiert bleibt. Ein dauerhafter Datenträger erlaubt dem Empfänger, die Information für angemessene Zeit aufzubewahren und unverändert wiederzugeben. Gängige Wege:

• PDF-Dokumente im digitalen Mitarbeiterpostfach
• Entgeltabrechnungen per E-Mail
• Downloads im geschützten internen Portal des Unternehmens

Digitale Bereitstellung reicht aus

Die digitale Übermittlung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, wenn Beschäftigte dauerhaften Zugriff auf die Abrechnung haben und sie unverändert speichern und reproduzieren können. Ein Ausdruck auf Papier ist damit nicht zwingend erforderlich – Arbeitgeber dürfen ausschließlich digitale Lösungen anbieten, sofern sie der Textform entsprechen.

Was Arbeitgeber konkret sicherstellen müssen

Arbeitgeber erfüllen ihre Pflicht aus § 108 GewO, wenn die Entgeltabrechnungen digital in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach bereitstehen und der Zugang jederzeit gesichert ist. Besitzt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kein eigenes Endgerät, muss der Betrieb eine Möglichkeit zur Einsichtnahme und zum Ausdruck bereitstellen – damit niemand vom Erhalt wichtiger Dokumente ausgeschlossen ist.

Diese Punkte sichern die rechtliche Zulässigkeit:

• Bereitstellung über ein sicheres, passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach
• Technisch zuverlässiger, dauerhaft gesicherter Zugang für die Beschäftigten
• Druckmöglichkeit im Unternehmen, insbesondere für Mitarbeitende ohne eigenes Endgerät

Vertrag und Betriebsrat mitdenken

Arbeitgeber können digitale Lösungen einsetzen, soweit Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung nichts anderes regeln. Es empfiehlt sich, bestehende Verträge zu prüfen oder gemeinsam mit dem Betriebsrat Regelungen für digitale Lohnabrechnungen zu vereinbaren – das Urteil stärkt die Rechtssicherheit und spart Ressourcen.

Fazit

Die papierlose Entgeltabrechnung ist nicht nur erlaubt, sondern rechtlich einwandfrei, wenn sie den Anforderungen des § 126b BGB entspricht. Für Arbeitgeber heißt das: Kosten und Papierverbrauch sinken, die Verwaltung wird schneller – solange der sichere, dauerhafte Zugang gewährleistet ist und die Umstellung offen kommuniziert wird.