AAG-Verfahren

1. Was ist das AAG-Verfahren?

Das AAG-Verfahren ist der Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung. Es beruht auf dem Aufwendungsausgleichsgesetz und besteht aus zwei getrennten Umlagen.

Die U1-Umlage deckt die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ab. An ihr nehmen nur Kleinbetriebe teil – maßgeblich ist eine Beschäftigtenzahl von in der Regel nicht mehr als dreißig, wobei Teilzeitkräfte anteilig zählen und Auszubildende außen vor bleiben. Der Betrieb zahlt eine Umlage und erhält im Krankheitsfall einen Teil des fortgezahlten Entgelts erstattet.

Die U2-Umlage deckt die Aufwendungen bei Mutterschaft ab – Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverboten. An ihr nehmen alle Arbeitgeber teil, unabhängig von der Betriebsgröße. Erstattet wird hier in voller Höhe.

Beides läuft über die Krankenkassen als Einzugsstellen, mit den Sozialversicherungsbeiträgen zusammen. Umlage- und Erstattungssätze sind kassenindividuell und werden jährlich in der Satzung festgesetzt.

2. Ursprung und Entwicklung

Die sechswöchige Entgeltfortzahlung ist für einen Betrieb mit wenigen Beschäftigten ein unkalkulierbares Risiko: Ein einziger längerer Ausfall kann die Liquidität eines Monats aufzehren. Das Ausgleichsverfahren verteilt dieses Risiko über die Gesamtheit der Kleinbetriebe – aus einem Einzelrisiko wird ein planbarer Beitrag.

Bei der Mutterschaft war die Begründung eine andere und wiegt schwerer: Solange die Kosten allein beim einstellenden Betrieb lagen, war die Beschäftigung von Frauen im gebärfähigen Alter wirtschaftlich nachteilig. Die U2 nimmt diesen Anreiz heraus, indem alle Arbeitgeber gemeinsam tragen – deshalb gilt sie ohne Größengrenze.

3. Grundprinzipien und Funktionsweise

Zwei getrennte Umlagen

U1 und U2 haben verschiedene Teilnehmerkreise, verschiedene Anlässe und verschiedene Sätze. Sie werden getrennt berechnet und getrennt erstattet.

U1 nur für Kleinbetriebe

Die Teilnahme hängt an der Beschäftigtenzahl und wird zu Beginn jedes Kalenderjahres neu festgestellt. Ein wachsender Betrieb fällt heraus – und trägt das Risiko dann selbst.

U2 für alle

Ohne Größengrenze und ohne Wahlmöglichkeit. Die Erstattung erfolgt in voller Höhe der erstattungsfähigen Aufwendungen.

Erstattung auf Antrag

Weder U1 noch U2 erstatten von selbst. Der Antrag läuft elektronisch über dasselbe geprüfte Verfahren wie die Meldungen.

Wahltarife bei U1

Viele Kassen bieten unterschiedliche Erstattungssätze mit entsprechend unterschiedlichen Umlagesätzen an. Die Wahl gilt in der Regel für ein Jahr.

4. Für wen ist das AAG-Verfahren relevant?

- Kleinbetriebe – für sie ist die U1 der entscheidende Puffer gegen Krankheitsausfälle. - Alle Arbeitgeber – die U2 gilt ausnahmslos. - Entgeltabrechner – Berechnung, Antrag und Abgleich der Erstattung sind laufende Arbeit. - Gründerinnen und Gründer – die Umlagen sind ein Kostenfaktor, der in der Planung oft fehlt. - Beschäftigte – mittelbar, weil das Verfahren die Einstellungsentscheidung entlastet.

5. Abgrenzung zu verwandten Begriffen

- AAG-Verfahren und Sozialversicherungsbeitrag – die Umlagen laufen über dieselbe Einzugsstelle mit, sind aber keine Versicherungsbeiträge und begründen keine Ansprüche der Beschäftigten. - U1 und U2 – Krankheit gegen Mutterschaft, Kleinbetriebe gegen alle, Teilerstattung gegen Vollerstattung. - AAG-Verfahren und Insolvenzgeldumlage – die Insolvenzgeldumlage sichert Entgeltansprüche bei Insolvenz und ist ein drittes, eigenständiges Verfahren. - AAG-Verfahren und Betriebliches Eingliederungsmanagement – das Eingliederungs- management ist eine Pflicht bei längeren Ausfällen, keine Erstattungsfrage.

6. Varianten und Abwandlungen

- U1 mit unterschiedlichen Erstattungssätzen – je nach Wahltarif der Kasse; höherer Erstattungssatz bedeutet höhere Umlage. - U2 ohne Wahlmöglichkeit – einheitlich für alle Arbeitgeber der jeweiligen Kasse. - Erstattung bei Beschäftigungsverboten – über U2, auch außerhalb der Schutzfristen. - Erstattung des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld – ebenfalls über U2.

7. Vorteile und Herausforderungen

Vorteile

Ein unkalkulierbares Einzelrisiko wird zu einem planbaren monatlichen Beitrag
Die U2 nimmt der Einstellung von Frauen den wirtschaftlichen Nachteil
Abwicklung über die vorhandene Einzugsstelle, ohne zusätzlichen Vertragspartner
Der Erstattungssatz lässt sich bei U1 an das eigene Risikoprofil anpassen

Herausforderungen

Die Umlage ist auch in Jahren ohne Leistungsfall zu zahlen
U1 erstattet nur einen Teil, nicht die vollen Aufwendungen
Die Erstattung kommt nur auf Antrag und wird deshalb regelmäßig vergessen
Der Teilnehmerkreis der U1 wird jährlich neu festgestellt – wachsende Betriebe fallen heraus
Kassenindividuelle Sätze erschweren den Vergleich und die Planung

8. Best Practices für die Umsetzung

Erstattungsanträge in den Monatsabschluss aufnehmen

Nicht in eine Sammelmappe. Die Umlage wird ohnehin gezahlt; die Erstattung ist der Gegenwert und gehört abgerufen.

Teilnahmestatus zum Jahreswechsel prüfen

Die Feststellung erfolgt jährlich. Wer die Grenze überschreitet, verliert die U1 und sollte das wissen, bevor der erste Krankheitsfall kommt.

Den Wahltarif bewusst wählen

Ein höherer Erstattungssatz kostet mehr Umlage. Welche Kombination passt, hängt vom tatsächlichen Krankenstand ab – das lässt sich aus der eigenen Historie ableiten.

Erstattungen mit den Aufwendungen abgleichen

Eine Erstattung, die geringer ausfällt als erwartet, hat einen Grund. Ihn zu klären ist einfacher im laufenden Jahr als bei der Prüfung.

9. Tipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Für Arbeitgeber

**Anträge stellen, nicht nur zahlen** – die Erstattung erfolgt ausschließlich auf Antrag
**Wachstum im Blick behalten** – über der Grenze entfällt die U1, und das Risiko liegt wieder allein beim Betrieb
**Die U2 betrifft auch Sie** – sie gilt ohne Größengrenze, auch bei einer einzigen beschäftigten Person
**Beschäftigungsverbote nicht vergessen** – auch sie sind über die U2 erstattungsfähig, nicht nur die Schutzfristen

Für Arbeitnehmer

**Das Verfahren betrifft Sie nicht unmittelbar** – Ihr Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht unabhängig davon
**Bei Mutterschaft nachfragen** – Zuschuss und Fortzahlung bei Beschäftigungsverbot laufen über den Arbeitgeber, der sie erstattet bekommt

10. Fazit

Das AAG-Verfahren ist eine der wenigen Regelungen, die kleinen Betrieben echte Planbarkeit verschaffen: Aus einem Krankheitsausfall, der einen Monat sprengen kann, wird ein Umlagebeitrag. Die U2 geht darüber hinaus – sie beseitigt einen Einstellungsnachteil und gilt deshalb für alle. Der häufigste Fehler in der Praxis ist banal und teuer zugleich: Die Umlage wird gezahlt, die Erstattung aber nicht beantragt. Umlage- und Erstattungssätze legen die Kassen jährlich in ihren Satzungen fest und gehören dort nachgesehen.