Elektronische AU-Bescheinigung

1. Was ist die Elektronische AU-Bescheinigung?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz eAU – hat den „gelben Schein" in Papierform abgelöst. Die Arztpraxis übermittelt die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse; der Arbeitgeber ruft sie dort ab, statt sie vorgelegt zu bekommen.

Der Abruf erfolgt aus dem Abrechnungsprogramm oder über das Meldeportal der Sozialversicherung – dieselben geprüften Verfahren wie beim übrigen Meldewesen. Die Rückmeldung enthält Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung und den Hinweis, ob ein Arbeitsunfall vorliegt. Eine Diagnose wird nicht übermittelt.

Was sich nicht geändert hat, ist die Pflicht der Beschäftigten: Die Arbeitsunfähigkeit ist weiterhin unverzüglich anzuzeigen, und die ärztliche Feststellung ist innerhalb der vertraglich oder gesetzlich vorgesehenen Frist zu veranlassen. Nur die Vorlage des Papiers entfällt.

Das Verfahren gilt für gesetzlich Versicherte. Privat Versicherte, Minijobbeschäftigte in Privathaushalten und Bescheinigungen von Ärzten ohne Kassenzulassung bleiben außen vor – dort ist weiter Papier im Umlauf.

2. Ursprung und Entwicklung

Der gelbe Schein bestand aus drei Durchschlägen für drei Empfänger und war ein Papiervorgang mit drei Fehlerquellen. Die Digitalisierung erfolgte in zwei Schritten: zuerst die Übermittlung von der Arztpraxis an die Krankenkasse, dann der Abruf durch die Arbeitgeber, der seit 2023 verpflichtend ist.

Die Umstellung verlief nicht reibungslos – Übertragungsprobleme in Praxen, unvollständige Datensätze und Verzögerungen waren in der Anfangszeit verbreitet. Das erklärt eine Eigenheit des Verfahrens, die bis heute gilt: Der Abruf ist kein einmaliger Vorgang, sondern eine Abfrage, die gegebenenfalls zu wiederholen ist.

3. Grundprinzipien und Funktionsweise

Abruf statt Vorlage

Der Arbeitgeber holt die Bescheinigung bei der Krankenkasse ab. Die Bringschuld der Beschäftigten beschränkt sich auf Anzeige und Arztbesuch.

Anzeigepflicht bleibt

Ohne Anzeige weiß der Betrieb nichts vom Ausfall und kann nichts abrufen. Die Pflicht zur unverzüglichen Mitteilung ist unverändert.

Keine Diagnose

Übermittelt werden nur Zeiträume und Kennzeichen. Das war schon beim Papier so und bleibt es – die Diagnose geht den Arbeitgeber nichts an.

Nur für gesetzlich Versicherte

Für privat Versicherte und einige weitere Konstellationen gilt das Verfahren nicht. Dort ist die Papierbescheinigung weiter vorzulegen.

Wiederholter Abruf bei Lücken

Liegt noch nichts vor, ist erneut abzufragen. Ein leerer erster Abruf bedeutet nicht, dass keine Arbeitsunfähigkeit besteht.

4. Für wen ist die Elektronische AU-Bescheinigung relevant?

- Alle Arbeitgeber mit gesetzlich versicherten Beschäftigten – die Teilnahme ist verpflichtend. - Personalabteilung und Führungskräfte – bei ihnen geht die Krankmeldung ein. - Entgeltabrechner – der Abruf ist Voraussetzung für die korrekte Abrechnung der Entgeltfortzahlung. - Beschäftigte – für sie ändert sich weniger, als oft angenommen wird.

5. Abgrenzung zu verwandten Begriffen

- eAU und Krankmeldung – die Krankmeldung ist die Anzeige gegenüber dem Arbeitgeber; die eAU ist der ärztliche Nachweis. - eAU und Entgeltfortzahlung – die eAU belegt den Zeitraum; der Anspruch folgt aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz. - eAU und Kinderkrankmeldung – die Bescheinigung zur Betreuung eines erkrankten Kindes läuft über ein eigenes Verfahren. - eAU und Arbeitsunfallmeldung – ein Arbeitsunfall wird in der eAU gekennzeichnet, die Meldung an die Berufsgenossenschaft ersetzt sie nicht.

6. Varianten und Abwandlungen

- Erstbescheinigung – erste Feststellung einer Arbeitsunfähigkeit. - Folgebescheinigung – Verlängerung; für die Fortzahlungsfrist entscheidend. - Bescheinigung bei Krankenhausaufenthalt – wird ebenfalls elektronisch bereitgestellt. - Papierbescheinigung – weiterhin bei privat Versicherten, Privatärzten und Auslandsbehandlung. - Abruf über das Meldeportal – für Betriebe ohne eigenes Abrechnungsprogramm.

7. Vorteile und Herausforderungen

8. Best Practices für die Umsetzung

Anzeigepflicht klar kommunizieren

Das häufigste Missverständnis der Umstellung. Ein Satz in der Hausmitteilung erspart viele Rückfragen und verspätete Abrufe.

Abruf in den Prozess einbauen

Automatisiert nach der Krankmeldung, mit Wiederholung bei leerem Ergebnis. Ein manueller Abruf am Monatsende kommt zu spät für die Abrechnung.

Sonderfälle getrennt führen

Privat Versicherte und Auslandsfälle brauchen weiterhin Papier. Wer das nicht abbildet, hat Lücken, die erst in der Abrechnung auffallen.

Rückmeldungen dokumentieren

Der Abruf und sein Ergebnis gehören nachvollziehbar abgelegt – als Beleg für die Entgeltfortzahlung.

9. Tipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

10. Fazit

Die eAU hat den Papierweg ersetzt, nicht die Pflichten. Für Beschäftigte ändert sich fast nichts – anzeigen und zum Arzt gehen bleibt; nur das Vorlegen entfällt. Für Betriebe ist der Abruf inzwischen Pflicht und funktioniert zuverlässig, solange zwei Dinge stimmen: Die Krankmeldung erreicht die richtige Stelle, und ein leerer Abruf wird wiederholt statt als Entwarnung gelesen. Zwei Verfahren bleiben nebeneinander bestehen, weil privat Versicherte nicht einbezogen sind.

Verwandte Begriffe

• Entgeltfortzahlung
• Meldewesen
• Digitale Personalakte